Do
Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „Dębina” w Poznaniu
Szanowny Panie Przewodniczący,
Zarząd Spółdzielni zlecił kancelariiaudyt wewnętrzny m. in. w sprawie przestrzegania przez Radę Nadzorczą Spółdzielni procedur określonych w Polityce Bezpieczeństwa i Dokumencie Bezpieczeństwa Informatycznego w kontekście ochrony danych osobowych wobec powyższego, zwracam się z uprzejmą prośbą o przedłożenie dokumentów oraz udzielenie informacji dotyczących:
- miejsca przechowywania i zabezpieczenia dokumentów Rady Nadzorczej – organu nadzoru – przed dostępem osób nieupoważnionych – protokołów z posiedzeń i in.,
- polityki zabezpieczeń co do sposobu zabezpieczenia tzw. danych wrażliwych ujawnianych w materiałach i dokumentach opracowanych na posiedzenia Rady Nadzorczej, w tym dokumentach opracowanych przez Zarząd lub pracowników Spółdzielni, dokumentach opracowanych przez poszczególne Komisje Rady,
- sposobu zabezpieczenia innych danych wrażliwych udostępnianych Radzie podczas prac w Komisjach, trybu pracy, prowadzenia rejestrów czynności przetwarzania,
- polityki zabezpieczeń i haseł – czy członkom Rady przesyłane są dokumenty w postaci elektronicznej czy papierowej, czy w inny sposób, w jaki sposób członkowie zabezpieczają sieć, dostęp do elektronicznej skrzynki pocztowej (mailowej), czy członkowie korzystają z komputerów stacjonarnych czy laptopów, z jakich programów antywirusowych korzystają,
- zbierania danych w ramach ewidencji korespondencji, przyjmowania skarg i wniosków – członków, którzy zgłaszają się na dyżury członków Rady, w jaki sposób zabezpieczane są dane osobowe osób zainteresowanych, przez jaki okres dane są przechowywane oraz realizacji celów statutowych,
- obszarów ryzyka.
Kancelaria prowadzi analizę i ocenę spełnienia obowiązków organizacji prac Rady w zakresie rozporządzenia o ochronie danych osobowych w celu zbadania zasadności przetwarzania danych szczególnej kategorii oraz form ich zabezpieczenia (tzw. danych wrażliwych) tj. sposobu i celu informacji przekazywanych w sprawach m. in. dotyczących zadłużenia i ich udostępniania.
Wobec powyższego, zwracam się do Rady z prośbą o udostępnienie stosownej dokumentacji w celu przeprowadzenia badania we wskazanym wyżej zakresie. Wszelkich wyjaśnień należy udzielić do dnia 18 grudnia 2020 roku.
Z poważaniem
Łączę pozdrowienia
adwokat Kamila Klepas – Kraszka
Kancelaria Adwokacka
ul. Tęczowa 8
60-275 Poznań