Szanowny Panie Przewodniczący Rady Nadzorczej,
Szanowni Państwo,
Przedmiot opinii: prawa członka RN (ewentualnie tylko komisji lub całej RN) do dostępu do całej dokumentacji posiadanej przez spółdzielnię, w szczególności wglądu i dostępu do akt osobowych zatrudnionych pracowników w spółdzielni, rozliczeń z nimi, wysokości wynagrodzenia, innych osób z którymi współpracuje spółdzielni, jak i samych członków zarządu i ich akt osobowych, w świetle obowiązujących przepisów, w tym o spółdzielczości, prawa pracy i ochrony danych osobowych
Rada sprawuje kontrolę i nadzór nad działalnością spółdzielni, zgodnie z art. 44 ustawy Prawo spółdzielcze. Rada jest organem kolegialnym, a zatem Rada wspólnie podejmuje decyzje a jej odpowiedzialność jest solidarna. Funkcję nadzoru należy rozumieć poprzez sprawowanie bieżącej pieczy nad funkcjonowaniem Spółdzielni, Rada nie może jednak bezpośrednio ingerować w kompetencje zastrzeżone dla Zarządu. Za kierowanie Radą Nadzorczą odpowiada wyłącznie Przewodniczący.
Rada Nadzorcza Spółdzielni, zgodnie z Regulaminem sprawuje kontrolę w ramach powołanych Komisji, zasady pracy Komisji określa tenże dokument. Rada Nadzorcza swoją funkcję realizuje poprzez podejmowanie uchwał wydawanie opinii oraz poleceń – to oznacza, ze wewnętrzna organizacja pracy jest sprawą wewnętrzną Radym, jednakże jako organ Rada zawsze działa kolegialnie.
Rada Nadzorcza może posiadać dodatkowo kompetencje reprezentacyjne w stosunkach wewnętrznych, a w szczególnych wypadkach także zewnętrznych. Rada nadzorcza sprawuje kontrolę i nadzór nad działalnością spółdzielni w granicach zamkniętego katalogu zadań określonych w art. 46 ustawy Prawo spółdzielcze, do kompetencji Rady należy:
1)uchwalanie planów gospodarczych i programów działalności społecznej i kulturalnej;
2)nadzór i kontrola działalności spółdzielni poprzez:
a)badanie okresowych sprawozdań oraz sprawozdań finansowych,
b)dokonywanie okresowych ocen wykonania przez spółdzielnię jej zadań gospodarczych, ze szczególnym uwzględnieniem przestrzegania przez spółdzielnię praw jej członków,
c)przeprowadzanie kontroli nad sposobem załatwiania przez zarząd wniosków organów spółdzielni i jej członków;
3)podejmowanie uchwał w sprawie nabycia i obciążenia nieruchomości oraz nabycia zakładu lub innej jednostki organizacyjnej;
4)podejmowanie uchwał w sprawie przystępowania do organizacji społecznych oraz występowania z nich;
5)zatwierdzanie struktury organizacyjnej spółdzielni;
6)rozpatrywanie skarg na działalność zarządu;
7)składanie walnemu zgromadzeniu sprawozdań zawierających w szczególności wyniki kontroli i ocenę sprawozdań finansowych;
8)podejmowanie uchwał w sprawach czynności prawnych dokonywanych między spółdzielnią a członkiem zarządu lub dokonywanych przez spółdzielnię w interesie członka zarządu oraz reprezentowanie spółdzielni przy tych czynnościach; do reprezentowania spółdzielni wystarczy dwóch członków rady przez nią upoważnionych.
Statut może zastrzec do zakresu działania Rady jeszcze inne uprawnienia.
Przenosząc powyższe rozważania na grunt niniejszej sprawy, stwierdzić należy, poszczególni członkowie Rady pracują w Komisjach, Komisje składają sprawozdania, opiniują, przedstawiają rekomendacje – ale ostatecznie to Rada podejmuje decyzje będące przedmiotem badania (kontroli) w formie uchwał. Zatem, słuszne jest stanowisko, że poszczególni członkowie Rady w ramach realizacji zadań poszczególnych Komisji działają na podstawie jedynie upoważnienia, nie posiadają oni samodzielnych kompetencji, ani nie są decyzyjni – to sprzeczne z zasadą kolegialności. Rada Nadzorcza z racji wykonywania przez siebie zadań kontrolnych i nadzorczych nad działalnością Spółdzielni Mieszkaniowej na mocy przepisów ustawy Prawo Spółdzielcze oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO nie ma obowiązku wydawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych swoim członkom. Zgodnie z art. 44 oraz art. 46 §1 Prawa spółdzielczego rada nadzorcza sprawuje kontrolę i nadzór nad działalnością spółdzielni. W celu wykonywania swoich zadań, organ ten może badać wszystkie dokumenty spółdzielni (pozostaje jedynie kwestia organizacji, nie wszystkie bowiem dokumenty mogą być udostępniane w formie elektronicznej, część z różnych przyczyn może zostać udostępniona jedynie do wglądu w siedzibie Spółdzielni i taka jest praktyka).
Biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, że na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO Rada z mocy samego prawa przetwarza wszystkie dane osobowe, które zostaną ujawnione w trakcie wykonywania przez nią ustawowych zadań.
Przydany okazać się może również tekst (wyciąg) Kodeksu dobrych praktyk spółdzielczych, zgodnie z którym:
W przypadku dalszych pytań pozostaję do dyspozycji.
Łączę pozdrowienia
adwokat Kamila Klepas – Kraszka
Kancelaria Adwokacka
ul. Tęczowa 8
60-275 Poznań
T. 604 7777 95